Gestione IT: In-House vs. Outsourcing

Le dimensioni dell'azienda sono solo il punto di partenza

Le dimensioni dell'azienda sono un utile punto di partenza per decidere come strutturare una funzione IT, ma non sono una misura definitiva. Con la crescita dell'azienda, l'aumento di dipendenti, dispositivi, sistemi e sedi comporta maggiori richieste in termini di supporto IT, sicurezza e gestione quotidiana, rendendo le competenze dedicate sempre più preziose.

In linea di massima, il livello di supporto IT richiesto si articola spesso come segue:

• Meno di 50 dipendenti: i requisiti IT possono spesso essere gestiti dalle operazioni, dalle risorse umane o dal personale tecnico esistente senza l'assunzione di una figura IT dedicata.

• Da 50 a 250 dipendenti: le richieste IT diventano in genere più significative, rendendo sempre più preziosa la figura di un responsabile IT dedicato.

• Più di 250 dipendenti: una funzione IT dedicata, un budget definito e una strategia a lungo termine sono generalmente necessari per gestire in modo efficace i crescenti requisiti operativi e tecnici.

Anche la complessità e la sicurezza contano

Le soglie di dipendenti sopra indicate forniscono un parametro utile, ma non si applicano allo stesso modo a tutte le aziende. Un'azienda di 40 persone che gestisce dati sensibili dei clienti o che si affida a un'infrastruttura tecnologica complessa può avere requisiti IT superiori a quelli di un'azienda molto più grande con una configurazione più semplice.

La necessità di un supporto IT dedicato può quindi essere dettata da fattori quali la sicurezza dei dati, i requisiti normativi, l'infrastruttura cloud, i software aziendali critici e il lavoro da remoto. Queste aree richiedono conoscenze specialistiche e diventano sempre più difficili da gestire parallelamente alle responsabilità delle risorse umane, delle operazioni o di altri team.

Per le aziende con livelli di rischio o complessità tecnica più elevati, investire prima in competenze IT dedicate può aiutare a evitare che i problemi di sicurezza, le lacune di conformità e le interruzioni operative si trasformino in seguito in problemi più costosi.

Un MSP può colmare il divario

Per le aziende che hanno bisogno di competenze IT dedicate ma non sono ancora pronte a creare una funzione interna, un Managed Service Provider (MSP) può rappresentare una pratica via di mezzo. Gli MSP offrono l'accesso a competenze specialistiche, supporto continuo e una copertura più ampia senza i costi e gli oneri di gestione legati all'assunzione di un team a tempo pieno.

L'MSP giusto dipenderà dai sistemi dell'azienda, dai requisiti di sicurezza e dal livello di supporto necessario. Il confronto tra i fornitori in base all'ambito di applicazione, ai tempi di risposta e ai prezzi può aiutare a garantire che il servizio corrisponda ai requisiti dell'organizzazione man mano che questa cresce.

Considerare come l'IT si inserisce nel ciclo di vita dei dipendenti

Poiché l'IT è sempre più legato al ciclo di vita dei dipendenti, le responsabilità dell'IT e delle risorse umane si intersecano sempre più spesso. L'onboarding, l'offboarding e i cambi di ruolo coinvolgono sia le persone che la tecnologia, dalla configurazione di account e accessi alla garanzia che l'attrezzatura corretta sia disponibile e venga recuperata.

Ciò rende sempre più importante un coordinamento efficace tra l'IT e le risorse umane. Riflette anche un cambiamento più ampio verso la visione dell'IT come un fattore abilitante per la produttività e l'efficienza operativa, piuttosto che semplicemente come una funzione di supporto.

Separare la strategia IT dalla gestione dell'hardware

Sia che l'IT sia gestito internamente o tramite un MSP, l'aspetto fisico della gestione dei dispositivi deve comunque essere affrontato. Qualcuno deve coordinare i fornitori, ordinare e consegnare le apparecchiature, organizzare i ritiri, gestire le riparazioni e tracciare i dispositivi durante tutto il loro ciclo di vita.

Si tratta di una sfida operativa distinta rispetto alla decisione di chi debba gestire la funzione IT. Un responsabile IT o un MSP possono assumere la responsabilità della strategia IT, della sicurezza e del supporto, ma ciò non elimina necessariamente il lavoro amministrativo legato alla gestione fisica dei dispositivi stessi.

Il ruolo di Ooodles

La scelta tra l'assunzione di un responsabile IT e la collaborazione con un MSP determina chi gestisce la funzione IT. La questione successiva riguarda il modo in cui viene gestito l'hardware che supporta tale funzione.

Ooodles si occupa dell'approvvigionamento dei dispositivi, della logistica e dell'intero ciclo di vita dell'hardware, riducendo del 50% il tempo dedicato alla gestione dei dispositivi. In questo modo, i responsabili IT, gli MSP e i team operativi dispongono di una soluzione dedicata per l'aspetto fisico dell'IT, dall'approvvigionamento e dalla consegna fino alle riparazioni, ai ritiri e al fine vita.

Il risultato è una divisione delle responsabilità più chiara: i team IT possono concentrarsi su sistemi, sicurezza e strategia, mentre Ooodles si prende cura dei dispositivi che mantengono l'attività in funzione.

Domande frequenti (FAQ)

Quando un'azienda dovrebbe assumere un responsabile IT?

Le dimensioni dell'azienda sono un utile punto di partenza, con un supporto IT dedicato che spesso diventa più prezioso tra i 50 e i 250 dipendenti. Tuttavia, la complessità, i requisiti di sicurezza e il numero di sistemi e dispositivi su cui si affida un'azienda possono rendere necessarie competenze IT dedicate anche prima.

Quando un MSP rappresenta un'opzione migliore rispetto all'assunzione di un responsabile IT?
Un MSP può essere una valida opzione per le aziende che necessitano di competenze IT specialistiche e di un supporto continuo, ma non sono ancora pronte a creare una funzione IT interna. La scelta corretta dipende dal livello di supporto richiesto, dalle risorse interne, dalle esigenze di sicurezza e dai costi complessivi.

L'assunzione di un responsabile IT o di un MSP risolve la gestione dei dispositivi?
Non necessariamente. I responsabili IT e gli MSP possono assumersi la responsabilità della strategia IT, della sicurezza e del supporto, ma il ciclo di vita dei dispositivi fisici è una sfida operativa a sé stante. L'approvvigionamento, la consegna, il ritiro, le riparazioni, le sostituzioni e il fine vita devono comunque essere gestiti.

Chi deve gestire il ciclo di vita dell'hardware?
La responsabilità può ricadere su un team IT, un team operativo, un MSP o un fornitore dedicato al ciclo di vita dell'hardware. Ciò che conta è disporre di un processo chiaro per la gestione dei dispositivi, dall'approvvigionamento fino alla restituzione, riparazione, sostituzione e fine vita.